為確保檔案的保密與安全按《中華人民共和國(guó)國(guó)家保密法》、《關(guān)于做好保密要害部門(部位)保密工作的意見》特制訂本規(guī)定
1.范圍
政府部門、公安技防辦發(fā)給協(xié)會(huì)的有關(guān)資料；協(xié)會(huì)的上報(bào)材料；會(huì)員單位提交的有關(guān)申報(bào)材料；專家組審評(píng)的工程(項(xiàng)目)技術(shù)資料、工程驗(yàn)收資料等構(gòu)成的技術(shù)檔案；協(xié)會(huì)內(nèi)重要記事等。
2.歸檔要求
2.1檔案歸檔成卷裝訂時(shí)要嚴(yán)格檢查內(nèi)容和簽章(字)是否整全。
2.2裝訂前要建立宗卷目錄、頁次。
2.3經(jīng)復(fù)核人復(fù)核后裝訂成冊(cè)，復(fù)核人、裝訂人必須在檔案指定的簽字欄中簽章
2.4多余或無入卷的資料及時(shí)在工作場(chǎng)所內(nèi)嚴(yán)格銷毀，不得流出工作場(chǎng)所。
3.保管
3.1檔案由協(xié)會(huì)秘書處指定專人專職嚴(yán)加保管，不得外借、外傳。
3.2檔案保存在鐵制的檔案櫥內(nèi)，整齊放妥。
3.3檔案保存處要有防火、防潮、防霉、防蟲害侵入措施。
4.借閱
4.1 因工作需要查閱檔案時(shí)，首先辦理手續(xù)，經(jīng)審批后方可查閱。查閱人必須在查閱宗卷內(nèi)填寫查閱人的姓名及查閱時(shí)間。檔案保管人必須復(fù)核是否填寫無誤。
4.2 查閱檔案人需要將檔案借閱，且離開檔案保管場(chǎng)所者，要注意不得隨意放置和給他人閱查，查閱后立即歸還。
5.責(zé)任
5.1因保管人員失職，遺失、短缺卷內(nèi)資料和因蟲害霉變使資料殘缺不全者，給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。
5.2 因借閱人員失職，遺失、或損壞卷內(nèi)資料使資料殘缺不全者，給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。
5.3 因裝訂時(shí)失職或復(fù)核時(shí)失職，造成卷內(nèi)資料錯(cuò)裝、漏裝等責(zé)任事故，給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。。
6規(guī)定
以上規(guī)定必須嚴(yán)格按章執(zhí)行，不得違反。
